1 Ausgangspunkt Yahoogroups Ereignisse
Früher konnte man in Yahoogroups Ereignisse einrichten. Dazu wurden dann Erinnerungen an die Mitglieder versandt. Das Feature wurde häufig von Vereinen genutzt. Inzwischen kann man keine neuen Ereignisse mehr eingeben. Bei manchen Gruppen ist der Menüeintrag disabled, bei andern Gruppen kann man noch den Kalender aufrufen aber keinen neuen Eintrag erzeugen. Yahoogroups wahrscheinlich meist genutztes Feature war und ist die Mailingliste.
2 Mögliche Alternativen
Als Alternativen fallen einem zuerst Kalender-Dienste ein wie z.B. Google Kalender. Dazu ist aber Vorarbeit nötig und nicht alle betroffenen Mitglieder einer Gruppe sind erfahren genug, dies alles selbst bei sich am PC oder Smartphone einzurichten. Die Idee ist deshalb eine Lösung zu finden, bei der die Betroffenen so wenig wie möglich oder sogar nichts zu tun brauchen.
3 Idee der Lösung
Die Idee ist, einen Kalender Dienst dazu zu bringen, Benachrichtigungen bzw. Erinnerungen zu versenden. Dann braucht es nur noch ein EMail Konto bzw. eine Email Adresse, die diese Erinnerung an die Gruppe bzw. Mailingliste weiterleitet. Als dafür mögliche Komponenten kommen Googlemail und Google Kalender in Verbindung mit Googlegroups in Betracht.
4 Die Lösung
Es wird im weiteren vorausgesetzt, daß die verschiedenen Dienste und Konten mit Sprache Deutsch verwendet werden.
4.1 Der Name
Es sollte für alle Dienste im Zusammenhang damit ein bestimmter Name verwendet werden. Beispielhaft wird verwendet: MCOberstadt
4.2 Das Googlemail Konto
Es wird ein Googlemail-Konto eingerichtet.
Daten eingeben. Nach Abschluß erfolgt eine kurze Einleitung. Diese anschauen oder überspringen. Am Schluß kann man zum Postfach wechseln.
Es empfiehlt sich die Inbox umzustellen, damit man keine Nachrichten übersieht.
Zahnrad >> Einstellungen >> Posteingang >> Art des Posteingangs: Sortierter Eingang
Änderungen speichern
4.3 Der Google Kalender
Damit der Google Kalender aktiv wird, muß er zuerst aufgerufen werden.
(Google Apps Icon, 3 x 3 Quadrate) ... oder
4.4 Die Googlegroups Mailingliste
Zuerst wird der Dienst Googlegroups aufgerufen:
Dann eine Gruppe erstellen mit GRUPPE ERSTELLEN . Als:
- Gruppenname (z.B.): MC Oberstadt Termine .
Daraus macht Googlegroups als Gruppen-E-Mail-Adresse automatisch mc-oberstadt-termine . Die vollständige Adresse lautet dann mc-oberstadt-termine@googlegroups.com . Nach eigenen Anforderungen Beschreibung und Sprache definieren. Als:
- Gruppentyp auf jeden Fall: E-Mail-Verteiler
wählen bzw. lassen. Weitere Einstellungen:
- Themen anzeigen: Alle Gruppenmitglieder
- Posten: Alle Gruppenmitglieder
Das Anpassen der Berechtigungen für das Posten erfolgt später.
- Gruppenbeitritt: Jeder darf einen Antrag stellen
Zum Abschluss auf ERSTELLEN klicken. Eventuell wird mit einem Captcha (Prüfung) abgefragt, daß man selbst ein Mensch und kein Roboter ist, dann einfach die Fragen beantworten. Anschließend sollte eine Meldung am Bildschirm angezeigt werden, daß die Gruppe erstellt wurde. An dieser Stelle werden noch bestimmte Einstellungen angeboten.
Google-Profil
[_] Mit meinem
Google-Profil verknüpfen und mein Foto in Posts anzeigen.
(kann man machen, muss man aber nicht)
Angezeigter Name (Radio-Box Auswahl = eine der Möglichkeiten wählen)
(_) Dieses Alias verwenden: [__________] (anderen Name für Anzeige auswählen)
Am Ende einfach Meine Änderungen speichern klicken. Nun kann man noch eine Willkommensnachricht hinzufügen. Diese kann z.B. so aussehen:
Hallo neuer Teilnehmer,
willkommen in der MC Oberstadt Mailingliste. Hierüber werden künftig Termine für diese Gruppe verteilt.
Grüße, Listen-Admin
4.5 Mitglieder hinzufügen
Rechts oben [Zahnrad] (Einstellungen) >> Gruppeneinstellungen wählen. Es erscheint links ein Menü. Wähle Mitglieder >> Mitglieder einladen . Für einen Test kann man ein Mitglied auch direkt hinzufügen. Wähle Mitglieder >> Mitglieder direkt hinzufügen .
Nimm eine deiner Email Adressen. Eventuell zum Test eine neue Email Adresse erstellen. Für dieses Beispiel MC Oberstadt Ademin Email Adresse neu erstellen.
Dann Email Adresse eingeben in Feld Geben Sie die E-Mail-Adressen der neuen Mitglieder ein. mcoberstadtademin@gmail.com . Eine Begrüßungsnachricht eingeben. Hinzufügen klicken. Captcha beantworten.
4.6 Wie kommt die Benachrichtigung in die Mailingliste?
Der anfangs erstellte Account leitet die Benachrichtigung weiter an die Mailingliste. Da dieser Account nur für das Verteilen der Erinnerungen gedacht ist, erstellen wir noch einen Filter im Mail Account, damit nur Kalender Benachrichtigungen weitergeleitet werden.
4.7 Mailingliste vorbereiten für Bestätigungscode für Weiterleitung
Zunächst muss man die Mailingliste öffnen, damit der Bestätigungscode für die automatische Weiterleitung überhaupt in der Gruppe angezeigt wird. Klicke [Zahnrad] (Einstellungen) >> Gruppeneinstellungen . Links im Menü Berechtigungen >> Grundlegende Berechtigungen . Rechts im Hauptfeld Posten: Öffentlich . Speichern .
4.8 Email Filter, Weiterleitung
Im Email Konto mcoberstadt@gmail.com einen neuen Filter einrichten über [Zahnrad] (Einstellungen) >> Einstellungen >> Reiter: Filter und blockierte Adressen >> Neuen Filter erstellen .
Von: calendar-notification@google.com
An: me
Dann unten klicken auf: Filter mit diesen Suchkriterien erstellen . Darauf folgt eine Dialogbox. Hier auf den Link klicken: Weiterleitungsadresse hinzufügen . Es erscheint die Seite für Einstellungen >> Weiterleitung und POP/IMAP . Hier Weiterleitung: >> Weiterleitungsadresse hinzufügen . Adresse mc-oberstadt-termine@googlegroups.com eingeben >> Weiter . Mit Fortfahren bestätigen. Es bleibt die Seite stehen von Einstellungen >> Reiter: Weiterleitung und POP/IMAP .
4.9 Bestätigungscode abholen
In der Mailingliste die Email mit dem Bestätigungscode öffnen, den Bestätigungscode in die Zwischenablage kopieren und auf der Seite mit den Einstellungen des Email Kontos wieder einfügen und auf Bestätigen klicken.
4.10 Filter abschließend einrichten
Im Email Konto im Suchfeld eingeben:
from:(calendar-notification@google.com) to:me
>> (Lupe) Suchen . Im Suchschlitz rechts mit dem DropDown-Pfeil aufklappen. Filter mit diesen Suchkriterien erstellen .
[X] Weiterleiten an: mc-oberstadt-termine@googlegroups.com
Filter erstellen
4.11 Gruppenberechtigungen anpassen in Mailingliste
[Zahnrad] (Einstellungen) >> Gruppeneinstellungen . Links im Menü: Berechtigungen >> Grundlegende Berechtigungen . Rechts im Hauptfeld Posten: Gruppeneigentümer und Gruppenmanager . Speichern .
4.12 Termin erstellen mit Erinnerung
Gehe in den Kalender des Email Kontos. Einen neuen Termin eintragen zur nächsten vollen Viertelstunde. Termin bearbeiten. BENACHRICHTIGUNG HINZUFÜGEN >>
[E-Mail] [1___] [Minuten]
>> SPEICHERN
Das fügt dem Termin eine Erinnerung per Email hinzu 1 Minute vor der Uhrzeit. Jetzt abwarten, bis die Zeit um ist und dann im Posteingang des Test Email Kontos mcoberstadtademin@gmail.com kontrollieren, ob die Erinnerung angekommen ist.
w.z.b.w - oder q.e.d.
5 Epilog
Jetzt passiert alles automatisch für jeden neuen Termin mit eingestellter Erinnerung per Email. Die Verwaltung der Empfänger kann der Admin ganz allein ohne Hilfe über die Mailingliste vornehmen.
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